2018

Ketensamenwerking in het sociaal domein

Sinds de oprichting staat de samenwerking met onze kernpartners in het Sociaal Domein (Gemeente Westland, Vitis Welzijn en Patijnenburg) hoog op de agenda. We hebben elkaar namelijk nodig om een goede zorgstructuur voor onze inwoners te organiseren.

Daarom steken we sindsdien veel energie in het verstevigen van die samenwerking door structureel inzet hierop te plegen. Er is een projectteam ketensamenwerking gestart, de directeur neemt structureel deel aan het Compas overleg (kernpartners), een teammanager neemt structureel deel aan het trekkersoverleg en er worden elk jaar verschillende netwerkbijeenkomsten georganiseerd waarbij alle medewerkers worden uitgenodigd.

Brede Toegang
Het project Brede Toegang, dat in 2017 werd opgestart, was onderdeel van het project Ketensamenwerking. Dit project richtte zich op de verbetering van de toegang naar het sociaal domein en de samenwerking tussen de verschillende afdelingen. Alle teams betrokken bij het sociaal domein (Klantcontactcentrum (KCC), Schuldhulpverlening, Inkomen, Wmo, Leerplicht/Voortijdig school verlaten, de postkamer en het SKT) namen deel aan dit project. Er werd gewerkt aan verbetering voor de inwoner, namelijk: laagdrempelig aanmelden, de in- en doorstroom naar de verschillende afdelingen, de informatieverwerking en een integraal plan van aanpak.

Daarnaast startte een pilot gericht op een integrale intake, zodat inwoners met problemen op meerdere gebieden, niet op verschillende plekken telkens hun verhaal opnieuw moesten doen. Het doel was om binnen één casus integraal samen te werken. Verschillende casussen zijn vanuit deze integrale samenwerking opgepakt.  

Destijds heeft het SKT het initiatief genomen om samen met de partners in het Sociaal Domein vastgelopen casuïstiek te bespreken. Dit leidde tot meer inzicht van elkaars werkgebied en deskundigheid en werkprocessen werden beter op elkaar afgestemd. Het prille begin van de Doorbraakmethode.

Kernpartners
Ondertussen hebben we de term ‘ketenpartners’ losgelaten en hebben de term ‘kernpartners’ omarmd. We werken namelijk niet volgordelijk, maar trekken gelijk met elkaar op.

Elke nieuwe collega binnen de drie kernen maakt kennis met onze kernpartners Vitis Welzijn, Patijnenburg, de gemeente en het SKT. Daarnaast organiseren we gezamenlijk themabijeenkomsten waarbij medewerkers elkaar regelmatig ontmoeten.

In gezamenlijkheid hebben we Hulpzoeker Westland (voorheen Sociaal Plein Westland) opgezet, zodat Westlandse inwoners al het hulpaanbod binnen de gemeente op één plek kunnen vinden.  

Algemene verordening gegevensbescherming

Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens

Op 25 mei 2018 ging de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze verordening geldt voor de hele Europese Unie (EU). De AVG bepaalt dat je als organisatie niet zomaar persoonsgegevens mag verwerken. Hier is een wettelijke grondslag voor nodig. Er wordt onderscheid gemaakt in drie typen persoonsgegevens: gewone, bijzondere en strafrechtelijke gegevens.

Bij het SKT hebben we te maken met alle drie de typen persoonsgegevens. Het is daarom belangrijk om bij de verwerking van deze gegevens te verantwoorden wat je met de persoonsgegevens doet. 

Ontwikkelingen sinds de AVG
Sinds de inwerkingtreding van deze wet zijn er verschillende ontwikkelingen geweest. In samenwerking met de gemeente is er een Privacy Impact Analyse (PIA) uitgevoerd om na te gaan of we op een juiste manier met de persoonsgegevens omgaan. Daaropvolgend is er bij de gemeente een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld, is er een privacy protocol opgesteld en is het proces bij een datalek uitgewerkt.

Tegenwoordig is het wellicht passender om te spreken over Privacy en Gegevensbescherming. We kijken namelijk breder dan alleen maar de regels van de AVG. We kijken bijvoorbeeld ook naar wat de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) voorschrijft over het verwerken en omgaan met persoonsgegevens.

Het is een onderwerp wat blijvend aandacht vraagt. Herhaaldelijk zijn onze medewerkers geïnformeerd over de uitgangspunten, regels en richtlijnen, zodat iedereen zich bewust blijft van het belang van dit onderwerp.

Afgelopen jaar hebben enkele medewerkers een lezing over Online Veiligheid bijgewoond van cybercrime-expert Maria Genova. De opbrengsten hiervan zijn breed gedeeld binnen het SKT.

In 2024 heeft een extern bureau samen met ons bekeken op welke manier we zaken rondom privacy en gegevensbescherming kunnen verbeteren. Het komende jaar gaan we hiermee aan de slag. Dit doen we in samenwerking met de gemeente.

Service Aanmeldingen Team

Om het contact met onze cliënten op de wachtlijst te onderhouden en onze wachtlijst beter te kunnen beheersen is in april 2018 het Service Aanmeldingen Team (SAT) gestart. Het SAT bestaat uit vier zorgregisseurs en een intakeconsulent. In beginsel werden de medewerkers van het SAT een tijdelijk contactpersoon voor de inwoner. Zij namen contact op met de cliënt en, wanneer de situatie hier om vroeg, kwamen ze direct in actie. Inmiddels is de werkwijze aangepast. Om het aantal contactpersonen voor de inwoner te verminderen, is ervoor gekozen om de persoon die de aanmelding heeft gedaan, als contactpersoon te laten fungeren. Dit is in de meeste gevallen de intakeconsulent, maar kan ook een schoolcontactpersoon of ondersteuner jeugd en gezin zijn. Zij ondersteunen het gezin tijdens de wachttijd.

Het SAT richt zich nu nog met name op het wachtlijstbeheer, waarbij zij de doorstroom verzorgen bij het verbinden van zorgregisseurs aan zaken op de wachtlijst.

Ondanks ons eigen wachtlijstbeheer, heeft het SKT geen invloed op de wachtlijsten bij zorgaanbieders. Wel blijven wij actief betrokken bij gezinnen die wachten op hulp van een aanbieder, zo lang als dat nodig is.

Scholingsprogramma medewerkers

Professioneel en vernieuwend

In 2017 zijn alle zorgregisseurs, gedragswetenschappers en intakeconsulenten geregistreerd in een beroepsregister. Daarnaast willen we een professionele en vernieuwende organisatie zijn. Mede hierom zijn we in 2018 gestart met een jaarplanning; een kalender met verschillende trainingen/opleidingen en intervisiemomenten die we aanbieden. Het opleidingsprogramma komt tot stand door input vanuit de landelijke, regionale en lokale trends en de input en behoefte vanuit de medewerkers van het SKT. Alle trainingen die worden aangeboden zijn geaccrediteerd door het SKJ en/of het Registerplein. Zo draagt het opleidingsaanbod bij aan het actualiseren van de beroepsregistraties.

Door de trainingen intern aan te bieden hebben we veel grip op de inhoud van de trainingen en kunnen we zorgen dat informatie van diverse trainingen op elkaar aansluiten. Daarnaast is het ook leuk om met collega’s uit verschillende teams samen trainingen en intervisie te volgen. Zo draagt het niet alleen bij aan de inhoudelijke ontwikkeling, maar ook aan de sociale cohesie binnen het SKT.

Pgb Portaal en Pgb Advies Team

Digitaal Pgb Portaal

Tweedelijns jeugdhulp kan op twee manieren ingezet worden, namelijk in de vorm van Zorg in Natura (ZIN) of in de vorm van een Persoonsgebonden budget (Pgb). Zorg in Natura is (regionaal of lokaal) ingekochte zorg. Bij Pgb ontvangt de cliënt (budgethouder) een budget waarmee hij zelf zorg kan inkopen. Beide vormen kunnen door het SKT worden geïndiceerd.

Bij een Pgb wordt het budget beschikbaar gesteld in een Pgb portaal. In dat portaal kan de budgethouder met de zorgverlener een contract aangaan en kunnen declaraties worden opgevoerd.

Tot 2019 werd het oude Pgb ‘1.0’ portaal gebruikt. In dat jaar is er door de gemeente Westland in samenwerking met DSW een nieuw digitaal Pgb portaal ontwikkeld, met het doel een gebruiksvriendelijker portaal te ontwikkelen voor budgethouders. Sinds de ingebruikname van het portaal zijn gebruikers positief.

Pgb Advies Team
Bij de inwerkingtreding van het nieuwe portaal, kwam er ook een grotere rol te liggen bij het SKT. Wanneer een budgethouder een zorgovereenkomst aangaat met een zorgverlener, dient de verstrekker (de gemeente in dit geval), de zorgovereenkomst te toetsen. De gemeente heeft het SKT het mandaat gegeven om de zorgovereenkomsten voor zorg vanuit de Jeugdwet te toetsen. Deze rol kwam te liggen bij het Pgb Advies Team. Een speciaal team van zorgregisseurs met veel kennis over het Pgb.

Daarnaast hebben we samen met dit team een doorontwikkeling kunnen doorvoeren in de organisatie met betrekking tot Pgb. We hebben meer inzicht opgedaan over de verantwoordelijkheden die komen kijken bij het beheren van een Pgb. Daardoor zijn we beter toegerust om te toetsen of een budgethouder of vertegenwoordiger voldoende in staat is om het budget te beheren. Het Pgb Advies Team ondersteunt onze medewerkers bij het beoordelen van Pgb aanvragen, waardoor we steeds beter in staat zijn een passend budget te verstrekken.

Actieve rol bij de doorontwikkeling van het portaal
De gemeente Westland was de eerste gemeente die op dit portaal was aangesloten. Doordat het een volledig nieuw gebouwd systeem was, hebben we ook wat uitdagingen gekend. Samen met de gemeente Westland, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) werken we verder aan verbeteringen van het systeem, zodat het beheren van een Pgb voor zowel de budgethouder als voor de verstrekker gebruiksvriendelijker wordt. Met als uiteindelijke doel dat alle gemeenten, net als de zorgkantoren, aangesloten worden op het Pgb portaal.

Medewerkerstevredenheidsonderzoek

Inzicht in de werkbeleving van onze medewerkers

In 2018 hebben we het eerste medewerkerstevredenheidsonderzoek (MO) uitgevoerd. Het doel van deze ‘nulmeting’ was het verkrijgen van inzicht in de werkbeleving van medewerkers. Daarbij waren belangrijke thema’s onder andere de algehele medewerkerstevredenheid en het verkrijgen van inzicht in de trots- en verbeterpunten op zowel organisatie- als teamniveau. Het responsepercentage van het MO was, zeker in vergelijking met de landelijke benchmark, hoog (91,9%). De uitkomsten gaven daarmee een representatief beeld van wat er binnen de organisatie leefde.

Op basis van de resultaten is er een verbeterpuntenlijst opgesteld. Met deze verbeteringen willen we de koers verder doorzetten op het vergroten van onze aantrekkelijkheid als werkgever, het behoud van gemotiveerde en betrokken medewerkers en het verder inrichten van een effectieve organisatie. In 2019 zijn daar de eerste acties voor uitgevoerd.

Een driejaarlijkse vragenlijst zoals het MO eerder werd vormgegeven, vonden wij niet meer passend. Sinds 2022 voeren wij daarom een continu onderzoek uit genaamd Everybody Frank. Door vragen via een app op de telefoon te beantwoorden, kunnen medewerkers jaarrond vragen invullen en hun ervaringen delen. In het dashboard van de app kunnen HRM en de managers de ontwikkelingen op het gebied van werkgeluk en werkdruk inzien op organisatie- en teamniveau.

Omdat de resultaten vaak nog oppervlakkig blijven, wilden we graag manieren vinden om meer de diepgang op te zoeken met onze medewerkers. Je geeft bijvoorbeeld aan dat je werkdruk ervaart, maar er wordt geen vervolgvraag gesteld over of je dit vervelend vindt of niet. Daarom zijn er afgelopen jaar livesessies georganiseerd. Deze bestonden uit een mix van medewerkers van alle afdelingen. De resultaten werden met elkaar gedeeld en er werden verdiepingsvragen gesteld.

Vanuit die resultaten zijn nieuwe actiepunten ontstaan waar we in 2025 opnieuw aandacht voor zullen hebben. In de tussentijd blijven we continu in gesprek met onze medewerkers over de resultaten die wij doorlopend middels de app meten. 

Terug naar overzicht 10 jaar SKT